Tijdelijke hospitality dorp voor Rugby World Cup

Opdracht
Toen Engeland als gastheer werd geselecteerd voor de Rugby World Cup van 2015, werd al snel besloten dat het Twickenham Stadium, ‘Home of English Rugby’, het epicentrum zou zijn. Tijdens de Rugby World Cup strijden de 20 beste teams van de wereld om de wereldtitel. Het Twickenham Stadium werd het toneel voor 10 topwedstrijden van het toernooi, waaronder de halve finales en de finale.

Het iconische stadion in het zuidwesten van Londen heeft een capaciteit van maar liefst 82.000 personen, en is hiermee het grootste rugby stadion ter wereld. Tevens beschikt het stadion over prachtige hospitality faciliteiten. Voor het WK waren echter meer uitgebreide hospitality arrangementen en faciliteiten nodig.

Rugby Travel & Hospitality Ltd., de officiële hospitality partner van de Rugby World Cup 2015, schatte dat er nog 6420 m2 meer aan faciliteiten nodig zou zijn om de enorme aantal bezoekers en vraag naar hospitality in goede banen te leiden. Leveranciers van demontabele accommodaties werden uitgenodigd om een voorstel in te dienen voor het project. Neptunus, al jaren leverancier van de jaarlijkse RBS Six Nations Championships in Twickenham, werd daaruit geselecteerd om de tijdelijke accommodaties te leveren voor dit prestigieuze sportevenement.

Oplossing
Naast het stadion verrees een door Neptunus op maat gemaakt tijdelijk hospitality dorp. Door het toepassen van interne verdiepingsvloeren werd er optimaal gebruik gemaakt van de beschikbare vloeroppervlakte. De 3 demontabele gebouwen samen telden een totale oppervlakte van 18.700 m2.
Het Twickenham Pavillion, als paradepaardje van het hospitality dorp, besloeg in totaal zo´n 9000 m2, inclusief verdiepingen en open atrium. Het enorme tijdelijke gebouw werd gebouwd met aluminium staanders van maar liefst 9 meter hoog. Verschillende bars en een stijlvolle eetzaal boden de 3000 gasten uitstekende hospitality. De VIP-gasten konden genieten in de restaurants en bars op de eerste verdieping.
Het naastgelegen Champions Park werd gebouwd op staanders van 8 meter hoog en was in totaal 5050 m2 groot. De constructie werd opgedeeld in diverse restaurants, ieder vernoemd naar een Rugby World Cup jaar. Elk restaurant had een eigen bar. De totale capaciteit van The Champions Park bedroeg 2000 gasten en werd alleen gebruikt op de vijf grootste wedstrijddagen in Twickenham.
Het derde gebouw, de Webb Ellis Suites, bestond uit een Evolution II gebouw met verdieping. In het restaurant met een capaciteit van 200 couverts en 34 verschillende suites met een capaciteit van 30 personen per suite werden dus in totaal 1220 gasten ondergebracht. Neptunus zorgde tevens voor liften in alle accommodaties, zodat ook mindervalide gasten zonder problemen konden genieten van de hospitality faciliteiten.

De demontabele gebouwen van Neptunus bleken een ideale match met het speciaal ontworpen interieur, uitgevoerd door evenementenspecialist Detail Management Services.

Alle bezoekers van het tijdelijke hospitality dorp genoten in dezelfde stijl en luxe als de gasten van de permanente hospitality restaurants en privé-boxen in het stadion. Iedere faciliteit was volledig gestoffeerd en ingericht met onder andere witte leren stoelen en klassieke houten tafels. Voor een optimale sfeer en beleving in stijl werden in het totale design van plafond tot vloer rugby afbeeldingen verwerkt. Verder beschikte iedere ruimte over airconditioning, grote TV schermen en geavanceerde licht- en geluidssystemen.

Het team van Neptunus had iets meer dan 9 weken nodig om het tijdelijke hospitality dorp te bouwen, al werd het wel gefaseerd opgeleverd om de leveranciers van het interieur in staat te stellen om op tijd met hun werk te beginnen. De afbouw van de constructies duurde slechts 5 weken.

Uitdaging
In het ontwerp van het hospitalitydorp werd de vrije ruimte naast het stadium optimaal benut door de tijdelijke accommodaties. Het technische team van Neptunus maakte daarom vooraf een zorgvuldige planning om ervoor te zorgen dat alle faciliteiten toegankelijk bleven tijdens en na de bouw.

De locatie bevond zich dichtbij een rivier. Na een bodemtest hebben de constructeurs van Neptunus een bouwplan ontwikkeld waarbij er gebruik gemaakt werd van tijdelijke fundamenten. Hierdoor was het niet nodig om in de bestaande grond te boren of anderzijds te beschadigen. Na gebruik werden de tijdelijke fundamenten verwijderd en het terrein in oorspronkelijke staat teruggebracht.

Het was essentieel dat alle constructies werden opgebouwd binnen een strakke tijdsplanning, zodat het interieur ook op tijd klaar kon zijn voor de openingsceremonie. Neptunus moest echter ook rekening houden met de beperkte werktijden die werden opgelegd door de voorwaarden van de bouwvergunning. Het hele project werd uitgevoerd volgens geldende bouwregelgeving waarmee de technici van Neptunus uitgebreide ervaring hebben.

Resultaat
Mede door de tijdelijke accommodaties van Neptunus kon de organisatie een nieuwe hospitality ervaring creëren dichtbij het stadion. Zo ontstond er een tijdelijk hospitality dorp waar Rugby fans van de geweldige ambiance konden genieten. Alle drie de constructies van Neptunus bevonden zich in de nabije omtrek van Twickenham Stadium, op slechts enkele meters van het veld.